Wenn man täglich etwa vierzig E-Mails in seinem akademischen Postfach Aix-Marseille erhält und Roundcube einen überfüllten Posteingang anzeigt, ist der Reflex, alles in der Reihenfolge des Eingangs zu lesen. Das Problem ist, dass dringende administrative Nachrichten zwischen den Newslettern des Rektorats und den Pronote-Benachrichtigungen untergehen. Einige gezielte Einstellungen in Roundcube genügen, um dieses Postfach in ein strukturiertes Arbeitswerkzeug zu verwandeln, ohne den E-Mail-Client zu wechseln.
Roundcube-Filter zum automatischen Sortieren akademischer E-Mails
Die am wenigsten genutzte Funktion von Roundcube im Webmail Aix-Marseille sind die serverseitigen Filter. Man findet sie unter Einstellungen, dann Filter. Jede Regel wird angewendet, bevor der Browser geöffnet wird, was bedeutet, dass die Sortierung auch funktioniert, wenn man seine Nachrichten von einem Smartphone aus abruft.
Ein nützlicher Filter im akademischen Kontext: automatische Weiterleitung von Pronote- und Moodle-Nachrichten in spezielle Ordner. Man erstellt einen Ordner “Pronote”, einen Ordner “Moodle” und fügt dann einen Filter hinzu, der auf den Absender oder ein Schlüsselwort im Betreff basiert. Die Benachrichtigungen des ENT folgen derselben Logik.
Für die E-Mails des Rektorats oder der DSDEN kann man einen Filter anwenden, der automatisch ein Flag (Stern) hinzufügt. Dadurch lassen sich diese Nachrichten auf einen Blick erkennen, ohne dass sie im täglichen Strom verloren gehen. Mehrere Anleitungen erläutern diesen Ansatz im Detail, insbesondere die akademische Messaging Aix-Marseille auf Geeknology, die einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für jeden Filtertyp anbietet.
Die Rückmeldungen hierzu variieren, aber einige Kollegen stellen fest, dass die Filter nicht bei bereits vorhandenen Nachrichten ausgelöst werden. Sie gelten nur für neu eingehende E-Mails. Für den bestehenden Bestand muss man einmal manuell sortieren.
Migration zu messagerie.education.gouv.fr: was sich in Roundcube ändert
Die Akademie Aix-Marseille ist in eine schrittweise Migration zur nationalen E-Mail messagerie.education.gouv.fr eingebunden. Während der Übergangszeit koexistieren die beiden Systeme: Man kann weiterhin auf das lokale Webmail Roundcube zugreifen, während man ein Konto im nationalen Portal hat.
Diese Koexistenz schafft eine konkrete Situation: E-Mails kommen an die alte akademische Adresse, andere an die neue. Wenn man keine Weiterleitung einrichtet, läuft man Gefahr, Nachrichten zu verpassen, die man über das Portal erhält, das man nicht konsultiert.
Anwendungspasswörter für externe E-Mail-Clients
Die konkreteste Änderung betrifft die Verbindung über Outlook oder Thunderbird. Mit der neuen nationalen E-Mail funktioniert das gewohnte akademische Passwort nicht mehr für externe E-Mail-Clients. Man muss ein spezielles Anwendungspasswort über die Weboberfläche generieren, im Abschnitt Einstellungen und dann Sichere Passwörter.
Dieses spezifische Passwort ist geräte- oder softwareabhängig. Wenn man Thunderbird auf dem Büro-PC und Outlook auf einem persönlichen Laptop verwendet, generiert man zwei unterschiedliche Passwörter. Diese Trennung begrenzt die Schäden im Falle einer Kompromittierung eines einzelnen Geräts.
- Über den Browser mit der nationalen E-Mail verbinden, zu Einstellungen gehen, dann zu Sichere Passwörter
- Auf “Anwendungspasswort erstellen” klicken und das Gerät benennen (zum Beispiel “Thunderbird Büro”)
- Das generierte Passwort kopieren und als SMTP/IMAP-Identifikation im E-Mail-Client verwenden, anstelle des klassischen akademischen Passworts
- Dieses Passwort in einem sicheren Passwortmanager aufbewahren, da es nach der Erstellung nicht mehr angezeigt wird
Signatur und berufliche Identität in Roundcube Aix-Marseille
Roundcube ermöglicht es, mehrere Identitäten unter Einstellungen, dann Identitäten zu erstellen. Im akademischen Kontext benötigt man oft mindestens zwei Signaturen: eine für interne Kommunikation (Kollegen, Leitung), eine für die Kommunikation mit Eltern oder externen Partnern.
Jede Identität kann ihre eigene HTML-Signatur haben, mit Namen, Funktion, Einrichtung und Kontaktdaten. Man wählt die passende Identität aus, wenn man eine neue Nachricht verfasst, über das Dropdown-Menü “Von” im Kompositionsfenster.
Ein Punkt, den man nicht vernachlässigen sollte: Die Standard-Signatur gilt auch für Antworten. Wenn man auf einen internen Diskussionsstrang mit der Signatur “Eltern von Schülern” antwortet, ist der Ton unpassend. Es ist besser, die interne Identität als Standard-Signatur festzulegen und manuell für spezifische Fälle zu wechseln.
Sicherheit Roundcube: Überprüfung der Version des akademischen Webmails
Mehrere Sicherheitslücken, die Roundcube betreffen, wurden kürzlich dokumentiert, darunter XSS-Schwachstellen und Remote-Code-Ausführung. Die korrigierten Versionen (insbesondere 1.6.17 und 1.7.2) schließen diese Lücken, aber der akademische Server muss das Update auch angewendet haben.
Um die installierte Version zu überprüfen, schaut man nach dem Einloggen ganz unten in der Roundcube-Oberfläche: Die Versionsnummer erscheint normalerweise im Fußbereich. Wenn diese Nummer niedriger ist als die korrigierten Versionen, sollte man dies dem akademischen IT-Support über den üblichen Kanal melden (oft ein Formular im Esterel-Portal oder eine E-Mail an den TICE-Kontakt der Einrichtung).
Grundlegende Reflexe gegen Phishing
Die akademische E-Mail ist ein regelmäßiges Ziel für Phishing-Versuche. Roundcube zeigt die vollständige Adresse des Absenders an, wenn man mit der Maus über den angezeigten Namen fährt. Diese Geste dauert zwei Sekunden und ermöglicht es, gefälschte Adressen zu erkennen, die eine Domain ac-aix-marseille.fr mit einem geänderten Buchstaben imitieren.
- Systematisch die Absenderadresse überprüfen, bevor man auf einen Link klickt oder einen Anhang öffnet
- Seine akademischen Anmeldedaten niemals auf einer Seite eingeben, die über einen Link in einer E-Mail erreicht wird, immer über das offizielle Portal gehen
- Verdächtige E-Mails dem digitalen Ansprechpartner der Einrichtung melden, damit sie an den akademischen CISO weitergeleitet werden
Die akademische E-Mail Aix-Marseille auf Roundcube bleibt ein zuverlässiges Werkzeug, solange man sie nicht mit den Standardeinstellungen verwendet. Filter, mehrere Identitäten und Wachsamkeit bei Sicherheitsupdates bilden eine Grundlage, die die meisten alltäglichen Ärgernisse abdeckt. Mit der laufenden nationalen Migration verhindert es, zehn Minuten zu investieren, um die Anwendungspasswörter jetzt zu konfigurieren, Blockaden am Tag des endgültigen Wechsels zu vermeiden.