Wanneer je dagelijks een veertigtal e-mails ontvangt op je academische inbox van Aix-Marseille en Roundcube een verzadigde inbox weergeeft, is de reflex om alles in volgorde van binnenkomst te lezen. Het probleem is dat urgente administratieve berichten verdrongen worden tussen de nieuwsbrieven van het rectoraat en de Pronote-notificaties. Enkele gerichte instellingen in Roundcube zijn voldoende om deze inbox om te vormen tot een gestructureerd werkhulpmiddel, zonder van e-mailclient te veranderen.
Roundcube-filters om academische e-mails automatisch te sorteren
De minst gebruikte functie van Roundcube op de webmail van Aix-Marseille zijn de server-side filters. Je vindt ze onder Instellingen, vervolgens Filters. Elke regel wordt toegepast nog voordat de browser wordt geopend, wat betekent dat de sortering ook werkt wanneer je je berichten vanaf een smartphone bekijkt.
Een nuttig filter in een academische context: automatisch berichten van Pronote en Moodle omleiden naar specifieke mappen. Je maakt een map “Pronote”, een map “Moodle”, en voegt vervolgens een filter toe op basis van de afzender of een trefwoord in het onderwerp. De notificaties van de ENT volgen dezelfde logica.
Voor e-mails van het rectoraat of de DSDEN kan je een filter toepassen dat automatisch een vlag (ster) toevoegt. Dit maakt het mogelijk om deze berichten in één oogopslag te herkennen zonder dat ze verloren gaan in de dagelijkse stroom. Verschillende gidsen beschrijven deze aanpak, waaronder de academische mail Aix-Marseille op Geeknology, die een stapsgewijze handleiding biedt voor elk type filter.
De meningen hierover verschillen, maar sommige collega’s merken op dat de filters niet worden geactiveerd voor berichten die al in de inbox staan. Ze worden alleen toegepast op nieuwe binnenkomende e-mails. Voor de bestaande voorraad moet je een eerste keer handmatig sorteren.
Migratie naar messagerie.education.gouv.fr: wat verandert er in Roundcube
De academie van Aix-Marseille is bezig met een geleidelijke migratie naar de nationale maildienst messagerie.education.gouv.fr. Tijdens de overgangsperiode bestaan beide systemen naast elkaar: je kunt nog steeds toegang krijgen tot de lokale Roundcube-webmail terwijl je een account hebt op het nationale portaal.
Deze coexistentie creëert een concrete situatie: e-mails komen binnen op het oude academische adres, andere op het nieuwe. Als je geen doorstuurinstelling configureert, loop je het risico berichten te missen die op het portaal binnenkomen dat je niet raadpleegt.
Applicatiewachtwoorden voor externe e-mailclients
De meest concrete verandering betreft de verbinding vanuit Outlook of Thunderbird. Met de nieuwe nationale maildienst werkt het gebruikelijke academische wachtwoord niet meer voor externe e-mailclients. Je moet een specifiek applicatiewachtwoord genereren vanuit de webinterface, in de sectie Voorkeuren en vervolgens Veilige wachtwoorden.
Dit specifieke wachtwoord is uniek voor elk apparaat of software. Als je Thunderbird op de kantoor-pc gebruikt en Outlook op een persoonlijk laptop, genereer je twee verschillende wachtwoorden. Deze scheiding beperkt de schade in het geval van compromittering van een enkel apparaat.
- Verbind met de nationale maildienst via de browser, ga naar Voorkeuren, vervolgens Veilige wachtwoorden
- Klik op “Maak een applicatiewachtwoord aan” en geef het apparaat een naam (bijvoorbeeld “Thunderbird kantoor”)
- Kopieer het gegenereerde wachtwoord en gebruik het als SMTP/IMAP-identificatie in de e-mailclient, in plaats van het klassieke academische wachtwoord
- Bewaar dit wachtwoord in een veilige wachtwoordmanager, want het zal na de creatie niet meer worden weergegeven
Handtekening en professionele identiteit in Roundcube Aix-Marseille
Roundcube maakt het mogelijk om meerdere identiteiten aan te maken onder Instellingen, vervolgens Identiteiten. In een academische context heb je vaak minstens twee handtekeningen nodig: één voor interne communicatie (collega’s, directie), en één voor communicatie met ouders of externe partners.
Elke identiteit kan zijn eigen HTML-handtekening hebben, met naam, functie, instelling en contactgegevens. Je selecteert de juiste identiteit op het moment dat je een nieuw bericht schrijft, via het dropdownmenu “Van” in het opstelvenster.
Een punt om niet te verwaarlozen: de standaardhandtekening wordt ook toegepast op antwoorden. Als je op een interne discussie reageert met de handtekening “ouders van leerlingen”, is de toon niet passend. Het is beter om de interne identiteit als standaardhandtekening in te stellen en handmatig over te schakelen voor specifieke gevallen.
Roundcube-beveiliging: controleer de versie van de academische webmail
Er zijn recentelijk verschillende beveiligingslekken in Roundcube gedocumenteerd, waaronder XSS-kwetsbaarheden en externe code-uitvoering. De gecorrigeerde versies (1.6.17 en 1.7.2 onder andere) dichten deze gaten, maar het is wel belangrijk dat de academische server de update heeft toegepast.
Om de geïnstalleerde versie te controleren, kijk je onderaan de Roundcube-interface na inloggen: het versienummer verschijnt meestal in de voettekst. Als dit nummer lager is dan de gecorrigeerde versies, meld dit dan aan de academische IT-ondersteuning via het gebruikelijke kanaal (vaak een formulier op het Esterel-portaal of een e-mail naar de TICE-contactpersoon van de instelling).
Basisreflexen tegen phishing
De academische maildienst is een regelmatig doelwit van phishingpogingen. Roundcube toont het volledige adres van de afzender wanneer je met de muis over de weergegeven naam beweegt. Deze handeling kost twee seconden en maakt het mogelijk om vervalste adressen te herkennen die een ac-aix-marseille.fr-domein imiteren met een gewijzigde letter.
- Controleer altijd het afzenderadres voordat je op een link klikt of een bijlage opent
- Voer nooit je academische inloggegevens in op een pagina die je via een link in een e-mail hebt bereikt, ga altijd via het officiële portaal
- Rapporteer verdachte e-mails aan de digitale referent van de instelling zodat ze kunnen worden doorgegeven aan de academische RSSI
De academische mail Aix-Marseille op Roundcube blijft een betrouwbaar hulpmiddel, op voorwaarde dat je het niet gebruikt met de standaardinstellingen. De filters, meerdere identiteiten en waakzaamheid over beveiligingsupdates vormen een basis die de meeste dagelijkse irritaties dekt. Met de nationale migratie in uitvoering, is het verstandig om nu tien minuten te nemen om de applicatiewachtwoorden in te stellen om blokkades te voorkomen op de dag dat de overstap definitief zal zijn.