Quand on reçoit une quarantaine de mails par jour sur sa boîte académique Aix-Marseille et que Roundcube affiche une inbox saturée, le réflexe est de tout lire dans l’ordre d’arrivée. Le problème, c’est que les messages administratifs urgents se retrouvent noyés entre les newsletters du rectorat et les notifications Pronote. Quelques réglages ciblés dans Roundcube suffisent à transformer cette boîte de réception en outil de travail structuré, sans changer de client mail.
Filtres Roundcube pour trier automatiquement les mails académiques
La fonctionnalité la moins exploitée de Roundcube sur le webmail Aix-Marseille reste les filtres côté serveur. On les trouve dans Paramètres, puis Filtres. Chaque règle s’applique avant même l’ouverture du navigateur, ce qui signifie que le tri fonctionne aussi quand on consulte ses messages depuis un smartphone.
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Un filtre utile en contexte académique : rediriger automatiquement les messages Pronote et Moodle dans des dossiers dédiés. On crée un dossier « Pronote », un dossier « Moodle », puis on ajoute un filtre basé sur l’expéditeur ou sur un mot-clé dans l’objet. Les notifications de l’ENT suivent la même logique.
Pour les mails du rectorat ou de la DSDEN, on peut appliquer un filtre qui ajoute un drapeau (étoile) automatiquement. Cela permet de repérer ces messages d’un coup d’œil sans qu’ils se perdent dans le flux quotidien. Plusieurs guides détaillent cette approche, notamment la messagerie académique Aix-Marseille sur Geeknology, qui propose un parcours pas à pas pour chaque type de filtre.
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Les retours varient sur ce point, mais certains collègues constatent que les filtres ne se déclenchent pas sur les messages déjà présents dans la boîte. Ils ne s’appliquent qu’aux nouveaux courriels entrants. Pour le stock existant, il faut trier manuellement une première fois.
Migration vers messagerie.education.gouv.fr : ce que ça change dans Roundcube
L’académie d’Aix-Marseille est engagée dans une migration progressive vers la messagerie nationale messagerie.education.gouv.fr. Pendant la période de transition, les deux systèmes coexistent : on peut encore accéder au webmail local Roundcube tout en ayant un compte sur le portail national.
Cette coexistence crée une situation concrète : des mails arrivent sur l’ancienne adresse académique, d’autres sur la nouvelle. Si on ne configure pas de redirection, on risque de passer à côté de messages reçus sur le portail qu’on ne consulte pas.
Mots de passe d’application pour clients mail externes
Le changement le plus concret concerne la connexion depuis Outlook ou Thunderbird. Avec la nouvelle messagerie nationale, le mot de passe académique habituel ne fonctionne plus pour les clients mail externes. Il faut générer un mot de passe d’application dédié depuis l’interface web, dans la section Préférences puis Mots de passe sécurisés.
Ce mot de passe spécifique est propre à chaque appareil ou logiciel. Si on utilise Thunderbird sur le PC du bureau et Outlook sur un portable personnel, on génère deux mots de passe distincts. Cette séparation limite les dégâts en cas de compromission d’un seul appareil.
- Se connecter à la messagerie nationale via le navigateur, aller dans Préférences, puis Mots de passe sécurisés
- Cliquer sur « Créer un mot de passe d’application » et nommer le périphérique (par exemple « Thunderbird bureau »)
- Copier le mot de passe généré et l’utiliser comme identifiant SMTP/IMAP dans le client mail, à la place du mot de passe académique classique
- Conserver ce mot de passe dans un gestionnaire sécurisé, car il ne sera plus affiché après la création
Signature et identité professionnelle dans Roundcube Aix-Marseille
Roundcube permet de créer plusieurs identités dans Paramètres, puis Identités. En contexte académique, on a souvent besoin d’au moins deux signatures : une pour les échanges internes (collègues, direction), une pour les communications avec les parents ou les partenaires extérieurs.
Chaque identité peut avoir sa propre signature HTML, avec nom, fonction, établissement et coordonnées. On sélectionne l’identité adaptée au moment de rédiger un nouveau message, via le menu déroulant « De » dans la fenêtre de composition.
Un point à ne pas négliger : la signature par défaut s’applique aussi aux réponses. Si on répond à un fil de discussion interne avec la signature « parents d’élèves », le ton est décalé. Mieux vaut définir l’identité interne comme signature par défaut et basculer manuellement pour les cas spécifiques.
Sécurité Roundcube : vérifier la version du webmail académique
Plusieurs failles de sécurité touchant Roundcube ont été documentées récemment, dont des vulnérabilités de type XSS et exécution de code à distance. Les versions corrigées (1.6.17 et 1.7.2 notamment) colmatent ces brèches, mais encore faut-il que le serveur académique ait appliqué la mise à jour.
Pour vérifier la version installée, on regarde en bas de l’interface Roundcube après connexion : le numéro de version apparaît généralement dans le pied de page. Si ce numéro est inférieur aux versions corrigées, le signaler au support informatique académique via le canal habituel (souvent un formulaire sur le portail Esterel ou un mail au correspondant TICE de l’établissement).
Réflexes de base contre le hameçonnage
La messagerie académique est une cible régulière de tentatives de phishing. Roundcube affiche l’adresse complète de l’expéditeur quand on survole le nom affiché. Ce geste prend deux secondes et permet de repérer les adresses usurpées qui imitent un domaine ac-aix-marseille.fr avec une lettre modifiée.
- Vérifier systématiquement l’adresse d’expéditeur avant de cliquer sur un lien ou d’ouvrir une pièce jointe
- Ne jamais saisir ses identifiants académiques sur une page atteinte via un lien dans un mail, toujours passer par le portail officiel
- Signaler les mails suspects au référent numérique de l’établissement pour qu’ils soient remontés au RSSI académique
La messagerie académique Aix-Marseille sur Roundcube reste un outil fiable à condition de ne pas l’utiliser avec ses réglages par défaut. Les filtres, les identités multiples et la vigilance sur les mises à jour de sécurité forment un socle qui couvre la majorité des irritants du quotidien. Avec la migration nationale en cours, prendre dix minutes pour configurer les mots de passe d’application maintenant évite les blocages le jour où le basculement sera définitif.